Características y funciones de Excel más importantes

Angel Manuel Arana
Características y funciones de Excel más importantes

Excel es uno de los programas ofimáticos más populares y utilizados en todo el mundo, cuya función principal es la de permitir trabajar con datos numéricos a través de una hoja de cálculo. De este modo, podemos desarrollar operaciones matemáticas aplicando funciones, cálculos aritméticos e incluso realizar operaciones de estadística. Aprender sus características más importantes será de gran ayuda para poder aprovechar todo su potencial.

¿Cuál es la principal característica de Excel?

La principal característica de Excel es la posibilidad de poder organizar y operar con datos numéricos principalmente a partir de su distribución en una hoja de cálculo. Además, desde esta base existen otras particularidades que nos permitirán realizar numerosas operaciones.

Cada actualización de Excel ha ido mejorando su desarrollo. Así, no solo ha facilitado su uso, sino que se ha ido adaptando a las necesidades de los usuarios para ofrecer nuevas funciones. Aunque te parezca complejo, no dudes en hacer uso de este interesante programa y comprueba todas las utilidades que tiene.

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Almacenar grandes cantidades de datos en poco espacio

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Características y funciones de Excel más importantes - Almacenar grandes cantidades de datos en poco espacio

Excel es un gran almacén de datos. Permite organizarlos fácilmente tecleándolos en las celdas dispuestas en las hojas de cálculo.

En una hoja puede haber cientos e incluso miles de filas y columnas divididas en celdas. Al poder trabajar en diferentes hojas, podremos contar con enormes cantidades de datos en poco espacio.

Además, puedes gestionar estos datos fácilmente desde el teclado de tu ordenador al agruparlos, borrarlos, cambiarlos de celda, exportarlos a otra hoja de cálculo y más.

Realizar operaciones aritméticas

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Características y funciones de Excel más importantes - Realizar operaciones aritméticas

Desde Excel podremos realizar una variedad de operaciones aritméticas como sumar, restar, multiplicar o dividir. Para indicar que vamos a calcular una operación solamente hay que escribir al principio el signo de la igualdad (=).

Dentro de esta característica, un aspecto muy interesante es el de poder hacer referencia a otras celdas para incluir sus valores dentro de los cálculos. Esto es lo que se conoce como «referencia».

Utilizar funciones

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Características y funciones de Excel más importantes - Utilizar funciones

Las funciones de Excel son fórmulas ya predefinidas que realizan cálculos gracias a una serie de valores específicos y siguiendo un determinado orden.

Cada una de las funciones de Excel tiene una sintaxis definida, esto es, un orden que debe cumplirse para que el resultado sea el correcto. La función se escribe de la siguiente manera:

  • En primer lugar, se debe insertar el signo de la igualdad (=).
  • Después, hay que seleccionar la función, cada una de las cuales tiene un código específico.
  • Finalmente, se deben introducir los argumentos de la fórmula, es decir, agregar los datos que se necesitan para llevar a cabo el cálculo.

En cada una de las celdas puede haber únicamente una fórmula, pero cada fórmula puede contener múltiples funciones. Ejemplo:

  • =SUMA(A2:A10)

Esta función devolverá el valor de sumar los números que se encuentran en esas celdas.

¿Cuántas categorías de funciones existen en Excel?

Cada una de las funciones de Excel están asignadas a una determinada categoría, por eso las posibilidades son variadas. Las categorías que agrupan a las funciones son las siguientes:

  • Funciones de compatibilidad
  • Funciones de cubo
  • Funciones de base de datos
  • Funciones de fecha y hora
  • Funciones de ingeniería
  • Funciones de información
  • Funciones lógicas
  • Funciones de búsqueda y referencia
  • Funciones matemáticas y trigonométricas
  • Funciones estadísticas
  • Funciones de texto
  • Funciones definidas por el usuario instaladas con complementos
  • Funciones web

Utilizar tablas dinámicas

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Características y funciones de Excel más importantes - Utilizar tablas dinámicas

Las tablas dinámicas en Excel sirven para calcular, resumir, filtrar y destacar datos insertados en una hoja de cálculo. A través de estas tablas es posible filtrar gran cantidad de información simplemente trabajando con las columnas de la hoja de trabajo.

Gracias al uso de las tablas dinámicas es posible crear, a partir de los datos filtrados, diferentes tipos de informes aplicando diferentes perspectivas.

Para muchos usuarios esta característica de Excel puede resultar un tanto compleja, sin embargo, el uso habitual de las mismas demuestra que son mucho más prácticas de lo que parece.

Creación de macros

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Características y funciones de Excel más importantes - Creación de macros

Con Excel también puedes crear macros. Estos se encargan de hacer un registro de una secuencia de comandos, de modo que puedan ser ejecutadas de forma automática por parte del usuario.

La creación de macros utiliza el lenguaje Visual Basic for Applications (VBA) y gracias a ello es posible ejecutar comandos sencillos o añadir nuevas funciones.

La utilización de macros en Excel tiene sus ventajas. Por ejemplo, se reduce la tasa de errores, disminuye el tiempo de trabajo y hace que Excel sea aún más funcional.

Descargar plantillas

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Características y funciones de Excel más importantes - Descargar plantillas

En las últimas versiones de Excel se ha mejorado mucho la posibilidad de descargar plantillas ya diseñadas que permiten realizar diferentes trabajos de forma sencilla. Es así que podemos encontrar plantillas para calcular facturas, listas de todo tipo, presupuestos y más.

Esta utilidad es conveniente tanto a nivel doméstico como a nivel de negocio, pues no es necesario configurar nada previamente. Sin embargo, en el caso de grandes empresas, dado el volumen de datos que gestionan, esta funcionalidad puede quedarse corta. Aun así, es una característica que no hay que dejar pasar.

Uso de las celdas

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Características y funciones de Excel más importantes - Uso de las celdas

Las celdas forman parte de las plantillas de Excel y es el espacio en el cual se introduce la información para realizar cualquier tipo de trabajo.

Se disponen de manera vertical y horizontal en filas y columnas. Están numeradas tanto en la parte superior como en la parte inferior para que sea más fácil identificarlas.

Tan solo tienes que hacer un simple clic dentro de la celda para poder comenzar a introducir la información.

Crear hojas y libros de trabajo

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Características y funciones de Excel más importantes - Crear hojas y libros de trabajo

Las hojas de trabajo se utilizan para almacenar diferentes datos con relación entre sí, siendo la unidad básica de almacenamiento que ofrece Excel. Cada una de las hojas se pueden nombrar y varias de ellas pueden formar lo que se conoce como «libro de trabajo».

Los libros de trabajo son muy útiles para organizar las hojas que se van creando y agruparlas por temáticas.

Creación de gráficos

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Características y funciones de Excel más importantes - Creación de gráficos

La creación de gráficos es una de las funciones más utilizadas de la aplicación. Es muy útil para representar valores de una manera más visual. Con Excel se pueden hacer los tipos que se mencionan a continuación:

  • Barras o columnas
  • Circular
  • Áreas
  • Líneas
  • Dispersión
  • Combinado
  • Araña
  • Estadístico
  • Cascada
  • Jerarquía

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la función más utilizada de Excel?

La función más empleada de Excel es suma. Con ella se analizan los totales en una hoja de cálculo. De esta manera, se suman celdas individuales, rangos de celda o una combinación de ambas.

¿Qué formatos de archivo admite Excel?

Teniendo en cuenta que cuando se guarda un libro en un formato distinto a (xlsx) puede no guardarse todas las características, los formatos admitidos por Excel pueden ser xlsm, xltx, xltm, xls, xlt, xml, xlam, xla, xlw, entre otros.

¿Qué se puede hacer en una hoja de cálculo de Excel?

En una hoja de cálculo puedes llevar a cabo operaciones matemáticas, fórmulas, ordenar números o datos y agruparlos en libros, cambiarles el nombre, entre otras opciones.

¿Qué son las fórmulas de las hojas de cálculo de Excel?

Son expresiones que relacionan valores mediante operadores. Estos valores pueden se constantes, celdas, rangos de celdas o funciones. Además, devuelven un resultado que aparece en la celda que la contiene.

¿Cómo crear una tabla dinámica en Excel?

Selecciona las celdas a partir de las que quieres crearlas y pulsa en «Insertar > Tabla dinámica». Después, escoge dónde colocar el informe de ella y elige «Nueva hoja de cálculo» para colocar la tabla en la hoja. Designa en dónde deseas que aparezca y haz clic en «Aceptar».

Excel es una aplicación muy versátil que se puede utilizar en multitud de espacios diferentes que van desde el trabajo y la universidad, hasta actividades para el ámbito doméstico. De ahí que, por ejemplo, conocer con profundidad características como representar funciones en Excel te ayudará a sacarle más partido. Por ello, te invitamos a revisar otros artículos sobre que es Excel y para que sirve o cómo lo puedes emplear.

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Temas: Excel

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